Comment réussir le déménagement de son bureau ?

Le déménagement du bureau est un défi pour toute entreprise, quelle que soit sa taille. Pour éviter des contretemps majeurs le jour du déménagement, assurez-vous d’être préparé dès le départ. Voici notre liste de contrôle pour que le déménagement de votre bureau se déroule le mieux possible :

1. Embauchez les bonnes personnes

Déménager tout votre bureau dans un autre espace n’est pas une mince affaire et ne doit pas être confié à des personnes inexpérimentées ou négligentes. Après tout, si le déménagement se passe mal, il pourrait causer de graves perturbations à votre entreprise. Assurez-vous de faire appel à une entreprise de déménagement commerciale bien informée :

A) De la main-d’œuvre :

Selon l’ampleur du déménagement, vous aurez peut-être besoin de plus d’un camion ou d’un groupe de déménageurs. Assurez-vous que les déménageurs que vous engagez ont la capacité de gérer un déménagement de votre taille.

B) Expertise :

Un déménagement commercial est souvent plus complexe qu’un déménagement résidentiel, car il faut tenir compte de la logistique supplémentaire, comme le déménagement des appareils électroniques et le démontage et remontage des cabines. Pour garantir le succès d’un déménagement, le déménageur que vous engagez doit se spécialiser dans le déménagement de bureaux. Des déménageurs comme https://liftruckservice.com/ vous garantit un transfert d’entreprise en tous sécurité.

C) Assurance :

Non seulement vous souhaitez que le déménageur soit assuré pour garantir la sécurité de vos biens, mais une preuve d’assurance est exigée pour tous les immeubles de bureaux. Assurez-vous de demander une copie de la preuve d’assurance de l’entreprise de déménagement pour la remettre à votre propriétaire.

2. Suivez les règles

La plupart des immeubles de bureaux ont des directives strictes sur les dates auxquelles les locataires peuvent entrer et sortir. Assurez-vous d’avoir prévu ce qui suit :

A) Calendrier :

De nombreux endroits exigent que votre déménagement se fasse en dehors des heures de bureau et/ou pendant le week-end. Assurez-vous que votre déménagement est programmé à une heure qui correspond à la politique de l’immeuble.

B) Protection :

De nombreux immeubles de bureaux exigent également que les locataires prennent des précautions pour protéger l’immeuble, comme couvrir les planchers, limiter le temps de séjour des véhicules sur les quais pour le chargement et le déchargement, et protéger les murs de l’ascenseur. Assurez-vous de discuter de ces aspects logistiques avec votre entreprise de déménagement avant le jour du déménagement.

 

3. Prenez soin de vos employés

Votre main-d’œuvre est l’un des atouts les plus précieux de votre entreprise, alors assurez-vous qu’elle est au courant de ce qui se passe :

A) Soyez en avance :

Informez vos employés dès que possible du déménagement afin qu’ils puissent s’y préparer, car il peut avoir des répercussions sur leur temps de trajet ou même sur les horaires des baby-sitters.

B) Donnez du temps :

Assurez-vous que vous donnez à vos employés suffisamment de temps pendant les heures de travail pour emballer leurs bureaux et leurs affaires avant le déménagement.

4. Prenez soin de vos clients

Veillez à ce que vos clients ne se perdent pas dans la mêlée :

A) Réimpression :

Commandez et distribuez rapidement de nouvelles enveloppes, cartes de visite, papeterie, etc. à votre nouvel emplacement.

B) Technologie :

Mettez à jour vos informations en ligne. Vos clients doivent pouvoir vous trouver aussi facilement que possible.

5. Ayez un plan

Le déballage peut être aussi intimidant que l’emballage. Préparez un plan pour le nouveau lieu :

A) Étiquettes :

Étiquetez chaque boîte par le numéro du département, de la section ou du bureau afin que les déménageurs puissent s’assurer que chaque boîte est livrée à l’endroit approprié. Il est utile de fournir à l’entreprise de déménagement un plan d’étage et des instructions très claires. La plupart des entreprises de déménagement vous attribueront un coordinateur de déménagement pour s’assurer que tout se passe bien.

B) Apprenez à connaître votre nouvel endroit :

Pour éviter toute réparation ou tout problème imprévu dans le nouvel espace, prenez-rendez-vous avant le déménagement avec le gestionnaire de l’immeuble pour vous promener dans l’espace et rechercher tout ce qui pourrait causer des problèmes à l’avenir (éclairage défectueux, taches d’eau, etc.)

En suivant ces étapes simples, vous pouvez rendre votre déménagement moins stressant et moins long. En un rien de temps, vous serez de retour à la normale.