Quelles solutions pour gérer vos rendez-vous téléphoniques ?
Les entreprises font face à un univers concurrentiel rude aujourd’hui. Déjà, il est compliqué de générer des prospects. Cependant, l’un des points importants à analyser et à traiter reste la conversion des contacts générés en rendez-vous téléphonique. Bien que le volume des prises de rendez-vous soit élevé, il ne faut pas le négliger sous peine de laisser échapper une opportunité. Malgré son importance, il s’agit d’une tâche fastidieuse et chronophage.
Opter pour l’externalisation de la gestion des rendez-vous
Depuis de nombreuses années déjà, bon nombre d’entreprises expertes dans le domaine sont apparues dans différents pays du monde. Elles sont particulièrement spécialisées dans la gestion de la relation client. De ce fait, elles sont en mesure de s’occuper de la prise de rendez-vous.
La gestion des rendez-vous est chronophage, mais incontournable pour optimiser l’avancement du service marketing. Par conséquent, il est nécessaire que les responsables doivent avoir une bonne capacité à convaincre, une bonne organisation, une excellente réactivité et aussi une meilleure gestion du temps. Ces différentes qualités sont disponibles en optant pour l’externalisation de la prise de rendez-vous. Elle peut être traitée efficacement par un service de permanence téléphonique compétent.
Sachant que cette tâche permet de transformer les prospects en clients, les agents chargés de la mission doivent tout faire pour assurer une meilleure satisfaction client. Dans tous les cas, l’externalisation est un gain de temps assuré pour les équipes commerciales. Ils pourront se focaliser davantage sur la mise en place de stratégies efficaces. Cette solution présente également des économies de coût et de gestion étant donné que ce sera le prestataire qui s’occupera de tous les processus.
Opter pour un assistant virtuel
Un assistant virtuel appelé aussi « chatbot » ou « bot conversationnel » peut assurer l’accueil et la gestion de la relation client. En sus, il est également capable de s’occuper des rendez-vous au sein de l’entreprise. Il est même en mesure de planifier les activités des équipes de collaborateurs en fonction des besoins des entreprises. Il a toute sa capacité tout comme avec un service de permanence téléphonique compétent.
La force de l’assistant virtuel réside surtout dans sa rapidité. Il s’agit d’un outil efficace permettant de prendre rendez-vous directement avec les prospects et les clients. C’est un robot virtuel doté d’une intelligence artificielle. En même temps, ces assistants virtuels peuvent converser avec des personnes ayant été invitées. Non seulement cela évite les longs échanges par mail, juste pour prendre un rendez-vous, mais également les soucis de disponibilité associés aux contraintes horaires.
Il suffit de réaliser les réglages adaptés sur l’assistant virtuel pour qu’il assure la gestion des prises rendez-vous. Au moment de fixer le lieu et l’heure de la rencontre, il envoie une invitation aux personnes concernées avec toutes les informations nécessaires. Il ajoute en même temps l’heure dans l’emploi du temps du responsable. En cas d’annulation ou de modification d’un rendez-vous, il suffit d’envoyer un message à l’agent virtuel. Il s’occupe de toutes les démarches et notifie en temps réel l’organisation de son agenda.
Gérer les rendez-vous en recrutant un travailleur supplémentaire
Il arrive qu’une entreprise passe par le recrutement d’un collaborateur supplémentaire pour assurer la permanence téléphonique et la gestion des rendez-vous de sa structure. Il s’agit d’une solution avantageuse à bien des égards, mais elle peut vite devenir onéreuse et peu flexible.
Déjà, l’entreprise doit investir dans les charges salariales, l’achat de nouveaux matériels et la location d’un local adapté. D’autant plus que le nouveau salarié doit être formé au préalable. Cela peut prendre du temps et nécessite des ajustements en conséquence pour assurer la permanence téléphonique. Par ailleurs, il se peut qu’il ne réponde pas à toutes les demandes des appelants durant les périodes de pics d’activité. C’est pourquoi, recourir à un prestataire même de façon ponctuelle peut s’avérer être une option incontournable.